Un problema de las clínicas privadas: el papel

Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, ha realizado un estudio, en colaboración con la Federación Nacional de Clínicas Privadas (FNCP), para evaluar la eficiencia de sus comunicaciones con proveedores (envíos de pedidos, recepción de facturas, gestión de incidencias…) y medir en general el nivel de automatización en sus procesos de compra.

La principal conclusión del estudio es que los centros privados de salud necesitan, en general, mejorar sensiblemente la comunicación que mantienen con las empresas que conforman su red de proveedores –fundamentalmente laboratorios y suministradores de material, utensilios y dispositivos médicos. Los documentos en papel y las gestiones administrativas manuales están a la orden del día, y el fax sigue siendo el canal de comunicación más utilizado, en particular el fax físico. Como resultado, los proveedores se ven frenados en su afán de entregar los productos y materiales solicitados en tiempo y forma, lo que se traduce en un alto nivel de incidencias.

Según desvela la encuesta realizada a cerca de 80 directivos de clínicas privadas miembro de la FNCP, tanto el envío de la orden de compra como la recepción de la factura se gestiona en su mayoría de forma manual. En el caso concreto de las facturas, el 96,3% se reciben en papel, y un 48,2% en pdf de forma paralela. Además los pdf, en un 81% de los casos, se imprimen para introducir manualmente los datos en el sistema. Se deduce de ello que un 88,5% de las clínicas carecen de automatización automática de las facturas en el sistema de gestión.

Además, la confrontación de las facturas se realiza siempre contra el albarán; en un 81,5% de los casos también contra el pedido, y en un 40,7% contra la confirmación del pedido o de los abonos. Destacando que, en todos los casos, se trata de procesos manuales.

Gestión de incidencias, caballo de batalla

La necesidad de visibilidad en los procesos y de acceso a la información de los productos es máxima cuando se trata del movimiento de bienes sensibles, como son los medicamentos y los utensilios y dispositivos médicos.
Pero uno de los caballos de batalla de las clínicas privadas en su relación comercial con los laboratorios y otros proveedores, es la gestión de incidencias que se producen por desajuste entre cantidades pedidas y recibidas, por condiciones de entrega, tarifas y promociones, o en menor medida por errores en el producto o en sus números de referencia. En este sentido, el 92% de los empleados de clínicas consultados manifiesta que la resolución de este tipo de incidencias puede representar hasta 10 horas semanales o, lo que es lo mismo, la cuarta parte de su jornada laboral.

Esto significaría que una mejora en un 50% de las comunicaciones con los laboratorios serviría para reducir en unas 20 horas la gestión administrativa de cada persona, al mes. Esto representaría un salto cualitativo en la relación con los proveedores al mismo tiempo que en la eficiencia del proceso de compra.

En general, los aspectos de mejora más deseados por los entrevistados son:

Reducción de incidencias en la gestión de facturas.

Mayor visibilidad que ayude a la gestión de las incidencias.

Mayor colaboración/comunicación entre sistemas

Entorno más colaborativo y mayor transparencia con el proveedor.

Sistemas electrónicos de comunicación.

Casi la mitad (49%) sugieren automatizar algún proceso documental: albaranes, facturas, incidencias, compras y archivado, por orden de prioridad.

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